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档案员职责及档案管理制度

  档案员职责及档案管理各项制度一、档案员岗位责任制度 1、学习贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规和县委、 政府关于档案工作的政策规定。学习政治理论和专业知识,不断提 高业务技能和管理水平。 2、熟悉本单位档案业务工作, 认真履行本单位各项档案管理规 章制度。不得造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为 3、了解本单位各类档案资料的形成过程。 掌握分类方法、 归档 范围和保管期限。 4、及时对乡镇机关形成的文书档案、实物档案、音响、照片等 各种档案材料进行收集、整理、分类、编目、立卷和归档。并监督 和指导各站所做好档案的收集、整理、归档工作,保证档案的齐全 完整,提高案卷质量,力争达到标准化、规范化的要求,逐步实现 档案管理的现代化。 5、负责收集领导外出开会的发言材料和带回的有关材料。 收集 乡镇重大活动、重点建设以及其它应当归档的有关材料和照片, 6、负责管理本单位各种门类和载体的档案, 经常保持库房的整 洁卫生,档案案卷排列有序。认真做好档案“十防”工作,坚持做好温 湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况,经常核对档案 资料,做好记录,及时处理档案保管、保护方面的事故,保证档案 的完整与安全,最大限度地延长档案寿命。 7、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。按规定及时向 县档案馆移交保管到期的档案。 8、编制科学的检索工具, 全面熟悉室藏情况, 积极主动地提供 档案资料,做好咨询和档案查询利用服务工作, 严格执行保密制度, 坚持做好查借阅登记和利用效果登记,注意搜集利用效果和信息反 馈,编制利用效果实例和档案信息。 9、对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析,对已失去保存 价值的档案提出销毁意见,写出鉴定分析报告,经领导批准和上级 档案部门鉴定后,认线、积极开发档案信息资源,利用室藏档案编写一些有价值的 档案资料,以满足各项业务工作的需要。 二、档案室(库房)管理制度 1、室(库)内必须配备灭火器、 消防栓,始终保持完好率达到 100%。 严禁吸烟,严禁存放易燃、易爆物品及杂物,严禁明火,严禁非管 理人员入内。 确因工作需要进入时, 要经领导批准, 并由本室(库) 管理人员陪同。门要加固防盗门。进出室(库)随时关灯、锁门, 2、搞好室(库)内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、 防虫、防鼠、防有害气体、防水“十防”工作。每天必须定期查库,并 认线、定时测量记录室(库)内温度。要求室(库)内温度控制在 14-24 ,相对湿度控制在 45-60% 范围内,并注意做好空调机和去 湿机的定时开关工作。 4、妥善保管室(库)内钥匙,不准随身携带,确保档案室(库) 内安全。 5、档案柜具要编制顺序号,排列整齐。室(库)内内要经常打 扫,柜具要定期擦试,随时放置防虫、防鼠药品,保持室(库)内 清洁卫生,整齐美观, 6、进档案室(库)内查阅资料,查阅者不得大声喧哗。要爱护 档案,不得撕页、涂改,沾口水翻页,一旦发现由查阅者负全部责 7、未经批准,任何人不准将档案带出档案室(库),更不准私自摘抄、外传,严格遵守保密制度。 8、档案工作人员对所保管的档案,要定期检查,做出记录,不 得擅自转移、分散和销毁档案,发现破损或褪变的档案要及时采取 措施进行修复或复制。 9、办理借阅、借用档案,要严格履行规定的手续,不得擅自扩 大档案的利用范围,并要求借阅档案人员负起安全保密责任,归还 时要有严格的检查登记制度。 10、遇有特殊情况,及时向分管领导和职能部门报告,保护现 场不受破坏。 三、档案保管制度 1、乡镇各种门类和载体的档案均由乡镇综合档案室集中统一保管。各站所在次年第一季度前,必须将档案移交乡镇综合档案室。 档案室在接收档案时必须认真检查验收并履行交接手续。 2、保管档案和资料, 必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷 盒,并排列有序,便于查找。 3、在认真保管好纸质档案的同时, 必须及时进行档案目录的电 子著录,有条件的可进行全文著录。 4、档案资料库房必须坚固,必须装备铁门、铁窗和其他防盗、 防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气 体等“十防”设施。 5、随着气候变化,做好库房密闭、通风、温湿度调节,并适时 进行除湿或除尘工作,以防档案霉变。 6、档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开, 但要相对集中,便于管理。 7、库房专管人员进出库房,应随手关门上锁,非专管人员,不 得随意进入库房。 8、必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现霉烂、褪变、破 损或帐物不符时,必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢 失档案者,按档案法规严肃处理。 9、档案管理人员工作变动时, 必须将所保管的档案和资料清点 移交,否则不予办理调离手续。 四、档案安全管理制 一、严格按照档案安全管理规定,配齐消防和安全管理因硬件设施。 二、档案库房要有“十防”措施。即防盗、防火、防潮、防虫、 防霉、防光、防水、防尘。 三、库房内严禁明火、吸烟及存放易燃物品,严禁将火种、食 品、易燃易爆等物带进档案室。 四、库房内应保持清洁卫生,随时对档案装具进行除尘,以防 止有害物质的侵蚀。 、定期检查档案保管状况,做好日常温湿度记录,发现问题及时采取措施。 六、严格遵守档案的审批、鉴定、销毁制度。销毁档案时,重 要文件要逐份登记造册,并在指定地点专人监督销毁。 七、对馆藏档案每年进行一至二次全面检查, 主要核实帐、 八、对计算机内的档案信息要做到安全管理,定期检查、清理信息,以防信息的丢失与损坏。 九、定期检查维修电器设备、消防设备、更换档案保护药物。 十、库房管理人员下班前,要关闭门窗,锁好库门,切断电源。 十一、库房钥匙要专人保管使用,定点存放,严禁外借。 五、文书材料归档制度 1、归档范围凡是本单位在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种专业 内容、各种载体(纸质、胶卷、磁带)、各种形式(如文件、文字 材料、图纸、图表、声像——即照片、录像、录音等)各类档案及 上级印发需要本单位长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档 范围。 2、归档时间 (1)文书档案,应于档案形成年度的次年第一季度末前归档完毕。 (2)会计档案,应于形成年度为单位,于决算批准后,继续在财 会部门保存一年期满时,向综合档案室移交。 (3)科技档案,应分别在一个科研课题、一个试制产品、一项 工程或其他技术项目完成或告一段落后及时归档。 (4)重点建设项目和重点工程, 在立项之初及竣工完成之间所形 成的资料在第一时间移交给综合档案室。 (5)其他各种专业档案,均必须按其形成规律,遵守上级档案部 门或专业部门的规定及时归档。各项管理工作形成的文件材料,应 在工作完成后及时向综合档案室移交。 3、归档要求 (1)归档工作,必须保证归档文件材料的种类、稿本、份数以及 每件文件的页数均须齐全完整。 (2)、凡归档的文件材料,须在“保持文件之间的历史联”的同时按文件的保存时间(即永久、长期、短期)组成保管单位(案卷) 编目归档。 (3)、归档文件材料正件与附件、印件与定稿、请示与批示、转 发文件的批文与原文、多种文字形成的同一文件不得分开立卷。归 档的文件材料一般一式一份,本单位发文、基建项目档案按上级要 求制定份数。 (4)卷内文件排列有序。一般按责任者——问题——时间排列, 使同一文件的正件在前附件在后,印件在前定稿在后,重要文件的 历次稿件依次排在定稿之后;结论、决定、判决性的文件材料在前 依据材料在后。 (5)卷内文件,应安排列顺序逐件逐页编所在页号或件号。即: 装订的卷,在有文字的每页文件的右上角编全卷文件统一的顺序页 号;不装订的卷,应在每份文件首页右上角加盖档号章,在章内填 上顺序件号。图表和声像材料,应在装具上或在声像材料的背面逐 件编号。应用文字标出所摄声像的人、物名称、身份(或职务)及 其活动时间、地点、中心内容和摄录者。 (6)凡归档案卷 ,不论永久、长期和短期, 均须按规定格式逐卷填 写内文件目录。 填写目录时,不得随便改变和简化文件题名。填写卷内文件目录的 字迹要工整;卷内文件目录置于卷首。 (7)凡归档的文件材料,均须去掉订书针、别针、大头针……等金属物;如有破损者,应按裱糊技术要求托裱;如有字迹扩散褪变 者,应复制,复制件与原件一并归档。 归档的文件材料必须整齐、清洁、字迹清楚,便于利用。 (8)归档文件材料的卷皮、卷盒和卷内文件目录、备考表、案卷 目录等,必须符合档案部门规定的标准和规范,并按规定格式和要 求填写清楚。粘贴装订要符合档案技术保护要求。 (9)自己撰写的归档文字材料,必须用碳素墨水和黑墨水书写, 禁止圆珠笔、复写纸书写。 (10)归档的文件材料必须层次分明, 符合形成规律。 必须完整、 系统、准确的反映线、归档手续 移交档案时要认真履行交接手续, 填写档案移交登记表, 一式两份, 经清点无误,双方签字后,各自保管一份,以备查找、负责。 六、档案复制制度 1、要遵循保密原则,未开放或涉及保密的档案不得复制。 2、复制档案中的内容, 须经领导同意, 由档案管理人员进行复 3、破损的档案,档案员要及时修改和复制。4、对利用较多的档案,可复制数份,以利用使用,并保护原档 案,减少档案的磨损。 七、档案查借阅制度 1、因单位、家庭、个人工作、生活需要的,都可借阅已开放档案,但原则上只能在阅文室内查阅 确实要借出的档案,必须经分管领 导签批,方可办理借阅手续 借阅时间一般不超过一周。2、查找利用档案者, 一律凭单位介绍信、 个人身份证或其他有 效证件,办理登记手续后,方可查阅。 3、查阅档案者,要爱护档案,严禁在档案材料上画图、划线、 折叠、涂改、撕页、拆卷等。借阅的档案要妥善保管,不得转借、 遗失。不准将档案材料带回家或放在不安全的地方,更不准将档案 保密内容外泄。 4、查阅档案时,禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。 5、借阅者归还档案时, 应填写利用效果信息反馈, 认真履行交 接签字手续。如发现有撕毁、遗失、涂改和损坏现象,要给予行政 处分或罚款。 情节特别严重者, 按照《档案法》 有关规定严肃处理。 6、复制、抄录档案资料,要经领导批准,抄录复制的档案由档 案员核对无误,加盖公章,方可有效。 八、档案移交制度 1、国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案, 必须 按规定时间办理移交手续,并妥善保管交接凭证,还应在检索工具 上注明。 2、档案工作人员调离工作后, 必须办完移交手续后, 方可离岗 办理调离手续。 10 3、对档案收进、移出、利用销毁的情况要认真登记,为统计和 移交工作作好准备。 4、移交登记要本着实事求是的原则, 既要有综合性的报表, 要有详细的明细表,要做到帐物相符、账表相符。九、会计档案管理制度 1、每年形成的会计档案,包括会计凭证、会计帐薄、会计报表 等会计核算专业材料, 均应由财务人员按归档要求, 负责整理立卷, 装订成册。在会计年度终了后,暂由财务科保管一年,期满后,编 造清册全部移交到综合档案室保管。 2、档案室接收保管的会计档案, 原则上应保持原卷、 册的封装, 个别需要拆装、整理的,应会同财务科经办人共同拆封整理,以分 清职责。 3、严格执行安全保管制度,谨防损毁,不得失密和泄密。 4、调阅会计档案, 须由分管财务的领导批准和财务主管陪同借 5、对保管期已满的会计档案,由综合档案室提出销毁意见, 档案鉴定销毁小组鉴定,编造会计档案销毁清册后,方可销毁,监销人员在销毁清册上签字盖章。 十、声像档案管理制度 1、对声像档案实行集中统一管理,确保其完整、系统、安全, 以备管理使用。 11 2、声像档案的收集工作、 整理程序和保管条件必须严格按照国 家标准规范管理。 3、声像档案管理员应随时收集、 征集零散的具有保存价值的照 片、录相带。 4、借阅声像档案, 必须按有关规定办理借阅审批手续, 归还时 按规定进行质量检查、验收。 5、对收藏的声像档案要根据具体情况定期检查。 6、严格做好声像档案的保密工作。 十一、实物档案管理制度 1、实物档案要及时移交档案室归档, 实行集中统一管理, 确保 其完整、准确、系统、安全,以备开发和利用。 2、实物档案范围包括:锦旗、匾牌、字画、印章、荣誉证书、 奖杯。 3、实物档案的归档,要求保证实物的完整、整洁、干净,注意 防火、防潮、防尘。 4、实物档案的借出,必须经领导批准,按规定办理借出手续, 如果展出,要对展出实物档案定期进行检查。 5、实物档案如有破损,必须进行认真修复和技术加工,以延长 实物档案寿命。 6、建立实物档案登记和统计制度,每年检查一次,发现问题, 及时解决。 12 十二、档案保密制度 1、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规, 遵守保密纪律, 明确保密职责,维护档案的安全完整。 2、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密,必须按照国 家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料,要妥善保管,绝密 档案要单独保管。 3、档案库房设施应符合“十防”的要求,要安装铁门(防盗门) 铁窗,凡遇重大节日应提前对库房的安全保密设施进行检查,发现 问题及时处理。 4、不该说的国家秘密不说, 不该知道的国家秘密不问, 不该看 的国家秘密不看,不该记录的国家秘密不记录。 5、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁 国家秘密的文件、 档案、资料和物品。 不准将属于国家秘密的文件、 档案、资料和物品作为废品出售。 6、不准借阅秘密档案资料。 查阅秘密档案或文件, 应履行审批 手续,并限于保密室或档案室内阅览,不得抄录和带出,不得向别 人透露秘密文件的内容。 7、不准携带属于国家秘密的文件、 档案、资料的物品外出开会、 参观、学习、游览、探亲、访友和办私事,如确因工作需要,须经 保密部门审查批准,同时指定专人保管。 8、不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。 13 9、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作,发现问 题,及时报告。 10、不准隐瞒泄密事件,对于造成失密、泄密的人员或事件要 及时报告,并视其情节依法追究责任。 十三、档案鉴定销毁制度 1、成立档案鉴定小组, 鉴定小组由分管领导任组长, 成员由档 案人员及有关部门的人员组成。 2、鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为 准绳,以档案的保管期限为依据,及时组织对到期档案进行鉴定。 3、鉴定工作结束后, 要写出鉴定报告, 在保管单位备考表中注 明鉴定意见,由鉴定小组负责人签名并注明日期,对无保存价值需 要销毁的档案及文件材料,要造出清册,提出销毁报告,经分管领 导批准,并报送有关档案部门备案,然后方可销毁。 4、对已超过保管期限的档案或文件材料, 重新鉴定后, 确有保 管利用价值需要延长保管期限的,应重新规定保管期限,其保管期 限从第一次鉴定的年限算起。 5、经过鉴定,对延长保管期限的档案或文件材料要重新组卷, 要达到划定保管期限准确,保管单位质量达到标准规定,鉴定中发 现档案不准确、不完整,档案部门要及时向领导汇报,责成有关科 室或责任人负责修改、补充。 14 6、销毁档案时, 监销人员不得少于 人,应由档案室和有关业务部门派员在指定地点共同监销,监销人员在销毁以前,应认真进 行清点核实,销毁后要在销毁清册上签名盖章,并将销毁情况报告 领导。 7、销毁档案时,必须注意保密,监销人员在档案尚未安全毁 掉时不得离开现场。 8、情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。 十四、档案统计制度 1、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》 及其他有关法规、 规章要求。 2、档案统计包括登记和统计两个部分。档案室要建立档案工作 统计台帐,认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、 抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计,还要做好档 案检索、编研和利用情况的登记和统计。 3、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性 ,不得 随意更改。 4、统计数字要准确无误,情况要真实,结论要正确,各项数字 一律用阿拉伯数字书写,字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。 5、及时、准确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报 及其他档案调查统计表,统计表要由领导签字盖章后方能上报或归 156、档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理, 定期对统计数 据进行必要的综合、分析和研究,从而及时发现问题,纠正错误, 更好地认识和了解档案管理的现状, 掌握发展规律, 分析发展趋势, 提高管理水平。 十五、档案史料编研制度 1、综合档案室是档案史料的收集、管理、开发、利用的主要部 门,编研工作是档案室的一项重要工作职责。档案人员应根据档案 史料的形成过程,坚持做到经常不断的搞好编研和开发,以满足各 方面利用档案史料的需要。 2、档案室按规定搞好档案全宗介绍、 组织机构沿革、 基础数据 统计、专题文件汇编等必须编写的档案史料。 3、深层次的编研工作, 由档案部门或组织专门写作班子集中进 行编写。 4、编研的档案史料, 只限内部使用, 不得对外借阅和向社会公 布。如确因工作需要,外借或向社会公布档案资料时,必须经分管 档案工作的领导批准后,方可办理手续。

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